Quản lý vật tư tiêu hao

Cùng Thế Giới Tủ Locker tìm hiểu về Quản lý vật tư tiêu hao

Vì sao doanh nghiệp cần quản lý vật tư tiêu hao?

Vật tư tiêu hao là nhóm vật dụng được sử dụng thường xuyên và giảm dần số lượng trong quá trình vận hành, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Có thể kể đến như văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động, găng tay, khẩu trang, dụng cụ vệ sinh, linh kiện thay thế hoặc vật tư phục vụ sản xuất.

Khi số lượng vật tư tăng và được sử dụng bởi nhiều bộ phận, việc quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc bảng tính Excel dễ phát sinh sai lệch. Doanh nghiệp có thể biết tổng số lượng nhập nhưng lại khó xác định chính xác vật tư đã được cấp cho ai, bộ phận nào và sử dụng vào thời điểm nào.

Vật tư bị thất thoát là một trong những vấn đề phổ biến. Nếu không có quy trình cấp phát và ghi nhận rõ ràng, doanh nghiệp khó xác định nguyên nhân chênh lệch giữa số lượng nhập, số lượng xuất và số lượng thực tế còn trong kho.

Tồn kho quá nhiều cũng làm tăng chi phí lưu trữ và chiếm dụng vốn. Một số vật tư có thời hạn sử dụng hoặc dễ xuống cấp nếu bảo quản lâu, khiến doanh nghiệp có nguy cơ phải thanh lý hoặc thay thế trước khi sử dụng hết.

Ngược lại, thiếu vật tư khi cần sử dụng có thể làm gián đoạn công việc. Nhân viên phải chờ nhập hàng hoặc tìm vật tư thay thế, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và vận hành.

Doanh nghiệp cũng có thể gặp tình trạng mua hàng trùng lặp do thông tin tồn kho không được cập nhật kịp thời. Bộ phận mua hàng nhìn thấy số lượng trên hệ thống không chính xác và tiếp tục đặt hàng, trong khi kho vẫn còn vật tư tương ứng.

Một vấn đề khác là khó biết vật tư đang nằm ở đâu và bộ phận nào sử dụng nhiều. Khi không có dữ liệu theo từng đơn vị, doanh nghiệp khó phân tích mức tiêu hao thực tế hoặc xác định nguyên nhân khiến chi phí vật tư tăng.

Nếu số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách không khớp, việc lập kế hoạch mua hàng cũng trở nên thiếu chính xác. Vì vậy, quản lý vật tư tiêu hao không chỉ nhằm hạn chế thất thoát mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, duy trì nguồn cung và nâng cao hiệu quả vận hành.

Cách quản lý vật tư tiêu hao hiệu quả

Muốn quản lý vật tư tiêu hao hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thống nhất từ khâu lập danh mục, nhập kho, lưu trữ, cấp phát đến kiểm kê và đánh giá mức tiêu thụ. Quy trình càng rõ ràng thì dữ liệu càng dễ kiểm soát và đối chiếu.

Chuẩn hóa danh mục vật tư là bước đầu tiên. Mỗi loại vật tư cần có tên gọi thống nhất, thông tin mô tả, nhóm sản phẩm và các thuộc tính cần thiết. Điều này hạn chế tình trạng một vật tư nhưng được ghi nhận bằng nhiều tên khác nhau.

Tiếp theo, doanh nghiệp nên đặt mã vật tư rõ ràng. Mã có thể được xây dựng theo nhóm, chủng loại hoặc đặc tính sản phẩm để nhân viên dễ tìm kiếm và hạn chế nhầm lẫn khi nhập, xuất kho.

Đơn vị tính cũng cần được thống nhất ngay từ đầu. Ví dụ, cùng một loại vật tư không nên lúc ghi nhận theo cái, lúc theo hộp hoặc theo thùng nếu không có quy đổi cụ thể. Việc thống nhất đơn vị giúp số liệu tồn kho phản ánh chính xác hơn.

Doanh nghiệp nên thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng nhóm vật tư dựa trên nhu cầu sử dụng, thời gian cung ứng và tần suất nhập hàng. Khi tồn kho xuống dưới ngưỡng quy định, bộ phận phụ trách có thể chủ động lên kế hoạch bổ sung.

Kiểm kê thường xuyên giúp đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu trên hệ thống. Tần suất kiểm kê có thể được điều chỉnh theo giá trị, mức độ tiêu hao và tính quan trọng của từng loại vật tư.

Bên cạnh đó, cần phân quyền người đề xuất, người duyệt và người xuất kho. Mỗi nhân viên nên được cấp quyền truy cập phù hợp với vai trò và trách nhiệm. Việc phân quyền giúp quy trình cấp phát minh bạch và tạo cơ sở để truy xuất trách nhiệm khi phát sinh chênh lệch.

Theo dõi lịch sử sử dụng là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí. Mỗi lần xuất vật tư nên ghi nhận thông tin như người nhận, bộ phận sử dụng, loại vật tư, số lượng và thời gian cấp phát.

Dữ liệu này giúp doanh nghiệp nhận diện những bộ phận có mức tiêu thụ cao bất thường. Thay vì chỉ nhìn vào tổng chi phí, nhà quản lý có thể phân tích nguyên nhân và điều chỉnh định mức sử dụng phù hợp.

Ngoài quản lý nội bộ, doanh nghiệp cũng nên đánh giá nhà cung cấp dựa trên giá, chất lượng, thời gian giao hàng và khả năng đáp ứng khi nhu cầu tăng. Một nhà cung cấp ổn định giúp giảm nguy cơ thiếu vật tư và hạn chế việc phải mua gấp với chi phí cao.

Khi số lượng vật tư và người sử dụng tăng lên, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý vật tư. Hệ thống có thể tập trung dữ liệu nhập – xuất – tồn, lịch sử cấp phát và cảnh báo tồn kho, giúp giảm phụ thuộc vào việc cập nhật thủ công.

Với doanh nghiệp có nhu cầu cấp phát vật tư thường xuyên, có thể kết hợp phần mềm với các giải pháp tự động như tủ cấp phát vật tư hoặc Industrial Vending Machine. Cách này giúp kiểm soát người nhận, số lượng cấp phát và thời điểm lấy vật tư, đồng thời giảm thời gian xử lý yêu cầu tại kho.

Cách kiểm soát tồn kho vật tư tiêu hao

Kiểm soát tồn kho vật tư tiêu hao cần dựa trên dữ liệu sử dụng thực tế thay vì chỉ kiểm tra số lượng còn lại. Doanh nghiệp nên xác định các ngưỡng tồn kho phù hợp cho từng loại vật tư để chủ động trong việc mua hàng và cấp phát.

Tồn kho tối thiểu là mức thấp nhất doanh nghiệp nên duy trì để tránh thiếu vật tư trong quá trình vận hành. Khi số lượng giảm xuống dưới ngưỡng này, bộ phận phụ trách cần xem xét kế hoạch bổ sung.

Trong khi đó, tồn kho tối đa giúp giới hạn lượng vật tư lưu trữ. Nếu nhập vượt quá nhu cầu, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm chi phí kho bãi, vốn tồn đọng hoặc rủi ro vật tư bị hư hỏng, hết hạn.

Điểm đặt hàng là mức tồn kho tại đó doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện quy trình mua bổ sung. Điểm này cần tính đến tốc độ tiêu thụ và thời gian nhà cung cấp giao hàng để hạn chế tình trạng đặt hàng quá muộn.

Doanh nghiệp cũng nên duy trì tồn kho an toàn đối với những vật tư quan trọng hoặc khó thay thế. Kho dự phòng giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xử lý khi nhu cầu tăng đột biến hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm.

Một chỉ số đáng theo dõi khác là vòng quay tồn kho. Chỉ số này cho biết vật tư được sử dụng và bổ sung với tốc độ như thế nào, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.

Đồng thời, cần xác định hàng chậm luân chuyển, hàng sắp hết và hàng hết hạn. Vật tư chậm sử dụng nên được xem xét lại nhu cầu, trong khi các mặt hàng gần hết cần được cảnh báo sớm để tránh ảnh hưởng hoạt động.

Với vật tư có hạn sử dụng, việc theo dõi ngày nhập và hạn dùng giúp doanh nghiệp ưu tiên cấp phát những lô gần hết hạn trước. Đây là cách hạn chế lãng phí và giảm nguy cơ phải tiêu hủy vật tư chưa sử dụng.

Cuối cùng, dữ liệu tồn kho nên được cập nhật thường xuyên và đối chiếu với số liệu cấp phát. Khi doanh nghiệp có thông tin chính xác về lượng tồn, tốc độ tiêu thụ và lịch sử sử dụng, việc lập kế hoạch mua hàng sẽ chủ động hơn, đồng thời giảm nguy cơ thiếu hoặc dư thừa vật tư.