Quản lý tồn kho doanh nghiệp

Cùng Thế Giới Tủ Locker tìm hiểu về quản lý tồn kho doanh nghiệp

Những khó khăn trong quản lý tồn kho tại nhà máy và doanh nghiệp

Trong môi trường sản xuất, số lượng vật tư được nhập, xuất và sử dụng mỗi ngày có thể rất lớn. Nếu không có quy trình kiểm soát phù hợp, doanh nghiệp khó đảm bảo dữ liệu trên hệ thống phản ánh đúng tình trạng tồn kho thực tế.

Một vấn đề phổ biến là nhân viên lấy vật tư nhưng không ghi nhận đầy đủ. Khi giao dịch không được cập nhật ngay tại thời điểm lấy hàng, bộ phận quản lý khó xác định chính xác vật tư đã được sử dụng cho ai và mục đích gì.

Việc cấp phát thủ công cũng khiến nhân viên kho phải dành nhiều thời gian cho những thao tác lặp lại như nhận yêu cầu, tìm vật tư, kiểm đếm, ghi chép và cập nhật số liệu. Khi số lượng giao dịch tăng, nguy cơ xảy ra sai sót càng cao.

Doanh nghiệp cũng có thể gặp tình trạng vật tư bị thất thoát hoặc sử dụng không đúng mục đích. Nếu không có lịch sử giao dịch rõ ràng, việc truy xuất trách nhiệm khi xảy ra chênh lệch tồn kho sẽ mất nhiều thời gian.

Một khó khăn khác là không theo dõi được mức tiêu hao theo từng nhân viên hoặc bộ phận. Doanh nghiệp có thể biết tổng số vật tư đã xuất nhưng lại không biết chính xác nhóm nào đang sử dụng nhiều, vật tư nào có mức tiêu thụ bất thường.

Từ đó phát sinh bài toán cân đối tồn kho. Có vật tư tồn quá nhiều nhưng ít được sử dụng, trong khi những vật tư quan trọng lại có thể hết đúng thời điểm cần sản xuất hoặc bảo trì.

Vì sao quản lý vật tư tiêu hao khó hơn hàng tồn kho thông thường?

Hàng tồn kho thông thường thường được quản lý dựa trên hoạt động nhập, xuất và tồn. Trong khi đó, vật tư tiêu hao có đặc điểm là được lấy và sử dụng với tần suất cao, số lượng mỗi lần cấp phát có thể nhỏ nhưng tổng giao dịch trong ngày lại rất lớn.

Các nhóm vật tư như PPE, găng tay, khẩu trang và dụng cụ bảo hộ thường được nhân viên sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc. Nếu vẫn cấp phát bằng phương pháp thủ công, bộ phận kho phải xử lý nhiều giao dịch trong thời gian ngắn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quản lý linh kiện, dụng cụ cầm tay, vật tư MRO, thiết bị và phụ kiện phục vụ sản xuất hoặc bảo trì. Những vật tư này có thể có giá trị, định mức sử dụng và tần suất tiêu hao khác nhau.

Điểm khó nằm ở việc doanh nghiệp không chỉ cần biết “còn bao nhiêu” mà còn phải biết “ai đã lấy”, “lấy bao nhiêu”, “lấy khi nào” và “sử dụng cho bộ phận nào”. Đây là dữ liệu quan trọng để kiểm soát chi phí và xây dựng định mức sử dụng phù hợp.

Vì vậy, quản lý vật tư tiêu hao hiệu quả cần một quy trình có khả năng ghi nhận giao dịch ngay khi phát sinh. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp chuyển từ quản lý tồn kho thủ công sang mô hình tự động hóa.

Tại sao doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý tồn kho?

Giảm phụ thuộc 

Với phương thức truyền thống, nhân viên phải trực tiếp đứng tại kho để tiếp nhận yêu cầu và cấp phát vật tư. Quy trình này có thể gây ùn tắc khi nhiều nhân viên cần lấy hàng cùng lúc.

Industrial Vending Machine cho phép tự động hóa một phần quy trình cấp phát. Nhân viên có thể truy cập máy theo quyền được thiết lập và lấy đúng vật tư được phép sử dụng.

Kiểm soát 

Hệ thống có thể giúp doanh nghiệp theo dõi vật tư nào đã được lấy, ai lấy, số lượng bao nhiêu và thời điểm giao dịch. Từ đó, dữ liệu cấp phát trở nên rõ ràng và dễ truy xuất hơn.

Doanh nghiệp cũng có thể phân quyền sử dụng theo nhân viên, bộ phận hoặc nhu cầu công việc. Điều này giúp hạn chế tình trạng nhân viên lấy nhầm hoặc sử dụng những vật tư không thuộc phạm vi được cấp.

Giảm thất thoát

Khi mọi giao dịch đều có lịch sử, doanh nghiệp có thêm cơ sở để kiểm soát tình trạng thất thoát. Các trường hợp lấy vật tư không kiểm soát, sử dụng vượt định mức hoặc tiêu hao bất thường có thể được phát hiện dễ dàng hơn.

Dữ liệu lịch sử cũng hỗ trợ doanh nghiệp xác định nguyên nhân chênh lệch giữa số lượng tồn kho trên hệ thống và số lượng thực tế. Khi trách nhiệm được truy xuất rõ ràng, việc kiểm soát vật tư sẽ chủ động hơn.

Tối ưu lượng hàng tồn kho

Dữ liệu tiêu thụ giúp doanh nghiệp hiểu rõ tốc độ sử dụng của từng nhóm vật tư. Những sản phẩm có tần suất sử dụng cao có thể được ưu tiên theo dõi để tránh thiếu hàng.

Ngược lại, những vật tư có tốc độ tiêu thụ thấp có thể được xem xét lại mức tồn kho. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế việc dự trữ quá nhiều hàng hóa nhưng vẫn duy trì khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Những lợi ích nổi bật của Industrial Vending Machine

Industrial Vending Machine không chỉ đơn thuần là một thiết bị chứa và cấp phát vật tư. Khi được kết hợp với hệ thống quản lý, giải pháp này có thể trở thành một phần của quy trình kiểm soát tồn kho và vật tư tiêu hao.

Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực

Mỗi giao dịch cấp phát được ghi nhận giúp doanh nghiệp giảm khoảng cách giữa dữ liệu trên hệ thống và lượng vật tư thực tế còn lại. Người quản lý có thể theo dõi tình trạng sử dụng mà không phải chờ đến kỳ kiểm kê tiếp theo.

Dữ liệu này cũng hỗ trợ việc lập kế hoạch bổ sung vật tư. Khi một sản phẩm có xu hướng giảm nhanh, doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị nguồn hàng thay vì chỉ xử lý khi kho đã hết.

Kiểm soát quyền sử dụng vật tư

Mỗi nhân viên có nhu cầu và phạm vi sử dụng vật tư khác nhau. Doanh nghiệp có thể thiết lập quyền sử dụng dựa trên bộ phận, vị trí công việc hoặc nhu cầu thực tế.

Cách tiếp cận này giúp hạn chế việc lấy vật tư không được phép và tạo ra quy trình cấp phát minh bạch hơn. Đồng thời, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử sử dụng khi cần đối chiếu.

Giảm chi phí 

Việc tự động hóa cấp phát giúp giảm khối lượng công việc thủ công cho nhân viên kho. Những thao tác như tiếp nhận yêu cầu, tìm vật tư, ghi chép và đối chiếu có thể được giảm bớt.

Doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm thời gian kiểm kê nhờ dữ liệu giao dịch được cập nhật liên tục. Về lâu dài, việc giảm các thao tác lặp lại giúp bộ phận kho sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

Giảm thất thoát 

Dữ liệu lịch sử sử dụng giúp doanh nghiệp nhận diện những vật tư có mức tiêu thụ bất thường. Đây là cơ sở để kiểm tra nguyên nhân và đánh giá lại quy trình cấp phát.

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dữ liệu thực tế để xây dựng hoặc điều chỉnh định mức. Thay vì áp dụng một mức sử dụng cố định, định mức có thể được xem xét dựa trên nhu cầu và dữ liệu tiêu thụ thực tế.

Tăng khả năng sẵn sàng của vật tư

Giảm tồn kho không đồng nghĩa với việc để vật tư ở mức thấp nhất có thể. Đối với nhà máy, điều quan trọng là phải đảm bảo nhân viên luôn có đúng vật tư cần thiết khi công việc phát sinh.

Industrial Vending Machine có thể hỗ trợ doanh nghiệp cân bằng giữa hai mục tiêu: hạn chế lượng hàng tồn không cần thiết và duy trì khả năng sẵn sàng của vật tư. Dữ liệu cấp phát và tốc độ tiêu thụ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định bổ sung phù hợp hơn.

Industrial Vending Machine phù hợp với những loại vật tư nào?

Giải pháp này đặc biệt phù hợp với các loại vật tư có tần suất cấp phát cao và cần kiểm soát người sử dụng. Ví dụ phổ biến là găng tay, khẩu trang, kính bảo hộ, nút tai, đồ bảo hộ lao động và các loại PPE khác.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng cho dụng cụ cầm tay, linh kiện, phụ kiện, vật tư MRO và nhiều loại vật tư phục vụ bảo trì, sửa chữa hoặc vận hành nhà máy.

Việc lựa chọn vật tư đưa vào máy nên dựa trên tần suất sử dụng, giá trị, mức độ thất thoát và yêu cầu kiểm soát. Không nhất thiết phải tự động hóa toàn bộ kho ngay từ đầu; doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những nhóm vật tư có vấn đề lớn nhất.