Tủ e-Locker Đổi Mới Quy Trình Giao Nhận Tài Liệu Ở Công Sở

Tại Việt Nam, việc giao nhận hồ sơ giữa các phòng ban diễn ra rất bình thường nhưng nay sẽ được đổi mới bằng tủ e-Locker tiện lợi.

• Tìm Hiểu Cách Vận Hành Tủ eLocker Tại Văn Phòng Làm Việc

Sự thay đổi mạnh mẽ của công nghệ 4.0 dần tác động mạnh mẽ đến xu hướng đầu tư vào các sản phẩm thông minh của doanh nghiệp. Trong văn phòng làm việc, việc giao nhận hồ sơ từ phòng ban này đến phòng ban khác diễn ra với số lượng lớn để trao đổi thông tin liên tục. Và đó là lúc nhiều sự bất tiện xảy ra khi bị rối loạn thông tin giấy tờ.

Vấn đề bất cập của quá trình giao nhận tài liệu

Trong chúng ta đều sẽ khó có thể hình dung được là khi một lượng lớn giấy tờ chồng chất lên bàn sẽ gây lộn xôn thông tin lẫn nhau. Chỉ cần người nhận không thể tiếp nhận những tài liệu đó trực tiếp do bận họp hay vì một lí do nào đó sẽ gây ra nhiều vấn đề. Ngày nay, nhiều công ty đã chuyển sang phần mềm kỹ thuật số hoá để giảm bớt hồ sơ tài liệu nhưng phần lớn các bộ phận vẫn cần chuyển giao nhiều loại giấy tờ để công chứng hay kí kết.

Do đó, giải pháp tủ e-Locker sẽ là một hỗ trợ tối ưu cho quá trình giao nhận, giảm bớt áp lực cho bộ phận được nhận và không gây ra sự hiểu lầm giữa các phòng ban.

Giải pháp hoàn hảo từ tủ e-Locker

Tại sao là Tủ e-Locker? Nhiều quý khách hàng sẽ thắc mắc là sản phẩm tủ này sẽ hỗ trợ được gì cho quá trình giao nhận hồ sơ tài liệu. Tủ e-Locker là hệ thống tủ thông minh với nhiều ngăn tủ nhỏ tích hợp phần mềm hiển thị thông minh sẽ trở thành một người giao nhận thứ ba.

Sản phẩm tủ Locker thông minh là một sản phẩm của Thế Giới Tủ Locker là tập đoàn con của thương hiệu Locker & Lock đã có mặt tại năm thị trường lớn trên khắp Đông Nam Á bao gồm Singapore, Thái Lan, Indonesia, Malaysia, và Việt Nam. Được thành lập vào năm 1990, tới nay với hơn 30 năm kinh nghiệm trên thương trường.

Tại thị trường Việt Nam nơi có tiềm năng phát triển nhanh chóng, Thế Giới Tủ Locker và Locker & Lock đã hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn để cung cấp các giải pháp tủ locker hiện đại từ Singapore.

Phầm mềm hỗ trợ ghi chép lịch sử giao nhận tài liệu

1. Theo dõi dữ liệu thời gian thực

• Kiểm tra thông tin người dùng mọi lúc
• Truy cập vào kho dữ liệu số

2. Truy cứu thông tin trực tuyến

• Kiểm tra lich sử hoạt động của người dùng
• Kiểm tra thông tin cài đặt trên từng ngăn tủ

3. Cài đặt/ Bảo trì từ xa

• Thay đổi thông số cài đặt trên tủ bao gồm thông tin người dùng, thời gian sử dụng và mã số ID.
• Tự do mở rộng thêm số lượng tủ. Dễ dàng kết nối với Kiosk sau khi lắp đặt
• Hệ thống phần mềm có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý chung của văn phòng
• Hỗ trợ kiểm tra thông tin, cung cấp chính xác vị trí tủ Locker cho người dùng

Bên cạnh đó, phần mềm cũng cho phép người dùng cài đặt có thể truy cấp từ xa để cáp phép truy cập mở tủ cho người giao hoặc giới hạn quyền truy cập. Từ đó, sẽ đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng mà không sợ bị xâm phạm cho mục đích cá nhân.

Các bước sử dụng tủ e-Locker giữa các bộ phận

Với quá trình giao hồ sơ tài liệu:

Đăng nhập vào website mà bộ phận nhận cung cấp để bộ phận cần giao chuyển hồ sơ vào tủ.

Rồi nhập số điện thoại của bộ phận nhận để mã mở khoá OTP và được gửi đến dạng tin nhắn SMS

Trên màn hình sẽ hiển thị ngăn tủ còn trống, bấm chọn và bỏ tài liệu vào ngăn đó.

Sau đó đóng cửa tủ lại kết thúc quá trình giao tệp hồ sơ.

Với quá trình nhận hồ sơ:

Điện thoại người nhận sẽ được gửi đến mã OTP dùng để đăng nhập vào hệ thống để mở tủ

Sau đó nhập số điện thoại xác nhận và mã OTP để mở tủ

Nếu quý khách đang tìm kiếm giải pháp tủ Smart locker thông minh hay các loại khoá số, khóa điện tử đa dạng của công ty cho doanh nghiệp của mình. Xin vui lòng để lại thông tin hoặc liên hệ ngay cho chúng tôi qua đường dẫn và số hotline bên dưới để được nhân viên tư vấn nhiệt tình nhất.