Hệ thống quản lý tài sản

Cùng Thế Giới Tủ Locker tìm hiểu về Hệ thống quản lý tài sản

Industrial Vending Machine vận hành như thế nào?

Bước 1: Nhân viên xác thực người dùng

Trước khi lấy vật tư, nhân viên cần xác thực danh tính bằng mã PIN, thẻ RFID, vân tay hoặc phương thức được hệ thống hỗ trợ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác người thực hiện giao dịch.

Bước 2: Lựa chọn vật tư cần sử dụng.

Sau khi đăng nhập, nhân viên lựa chọn loại vật tư cần sử dụng trên màn hình điều khiển. Hệ thống có thể kiểm tra quyền truy cập và tình trạng tồn kho trước khi cho phép thực hiện giao dịch.

Bước 3: Máy tự động cấp phát

Industrial Vending Machine thực hiện cấp phát theo sản phẩm và số lượng đã được thiết lập. Cách vận hành này giúp hạn chế tình trạng lấy sai vật tư hoặc vượt quá định mức cho phép.

Bước 4: Đồng bộ dữ liệu cấp phát.

Ngay sau khi giao dịch hoàn tất, dữ liệu được cập nhật vào hệ thống quản lý. Thông tin có thể bao gồm người nhận, loại vật tư, số lượng, thời gian và lịch sử cấp phát.

Bước 5: Quản lý theo dõi từ hệ thống

Người quản lý có thể theo dõi lượng tồn, mức tiêu thụ và lịch sử giao dịch trên hệ thống. Khi vật tư gần chạm mức tồn tối thiểu, dữ liệu này hỗ trợ doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch bổ sung.

Quản lý tài sản tự động giải quyết vấn đề gì cho doanh nghiệp?

Khó quản lý lượng vật tư tiêu hao.

Một trong những vấn đề phổ biến là nhân viên lấy vật tư nhưng không ghi nhận đầy đủ. Doanh nghiệp khó xác định chính xác ai đã nhận, nhận loại nào và sử dụng với số lượng bao nhiêu.

Mất nhiều thời gian cấp phát

Nhân viên kho phải tiếp nhận yêu cầu, tìm vật tư và thực hiện cấp phát cho từng người. Vào thời điểm giao ca hoặc giờ cao điểm, quá trình này có thể tạo ra thời gian chờ không cần thiết.

Dữ liệu tồn kho chưa đồng nhất.

Khi dữ liệu xuất kho được cập nhật thủ công, số lượng trên hệ thống có thể không trùng khớp với lượng vật tư thực tế. Điều này gây khó khăn cho việc kiểm kê và lập kế hoạch mua hàng.

Thất thoát vật tư

Việc cấp phát không có cơ chế xác thực và ghi nhận giao dịch khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tình trạng lấy sai đối tượng hoặc vượt định mức. Industrial Vending Machine giúp tạo ra lịch sử giao dịch rõ ràng hơn.

Khó quản lý tại nhà máy quy mô lớn

Nhà máy có nhiều ca làm việc, khu vực sản xuất và nhóm nhân sự thường phải xử lý lượng vật tư lớn mỗi ngày. Một hệ thống cấp phát tự động giúp tập trung dữ liệu và giảm sự phụ thuộc vào quy trình thủ công.

Industrial Vending Machine quản lý được những loại vật tư nào?

Vật tư bảo hộ lao động

Hệ thống có thể được sử dụng để cấp phát các loại PPE như găng tay, khẩu trang, kính bảo hộ, nút tai, mũ bảo hộ, giày bảo hộ hoặc áo phản quang. Đây là nhóm vật tư có tần suất sử dụng cao tại nhiều nhà máy.

Vật tư MRO

Các vật tư phục vụ bảo trì, sửa chữa và vận hành như linh kiện, phụ tùng, dụng cụ sửa chữa và vật tư MRO cũng có thể được đưa vào hệ thống. Việc kiểm soát theo từng giao dịch giúp doanh nghiệp dễ theo dõi mức tiêu thụ.

Dụng cụ và thiết bị nhỏ

Tua vít, kìm, dao cắt, mũi khoan và các dụng cụ cầm tay có kích thước phù hợp có thể được quản lý thông qua máy. Đây là giải pháp hữu ích đối với các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng dụng cụ trong sản xuất và bảo trì.

Vật tư tiêu hao

Ngoài PPE và dụng cụ, hệ thống còn có thể quản lý nhiều loại vật tư tiêu hao phục vụ sản xuất, bảo trì hoặc phòng sạch. Những sản phẩm có tần suất sử dụng cao đặc biệt phù hợp với mô hình cấp phát tự động.

Các tính năng nổi bật của Industrial Vending Machine

Tự động hóa việc cấp phát vật tư

Hệ thống cho phép nhân viên chủ động nhận vật tư theo quyền và điều kiện đã được thiết lập. Điều này giúp giảm số lượng thao tác thủ công của nhân viên kho, đồng thời chuẩn hóa quy trình cấp phát giữa các ca làm việc.

Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập quy tắc cấp phát phù hợp với từng nhóm nhân viên hoặc bộ phận. Nhờ đó, vật tư được phân phối theo nhu cầu thực tế thay vì cấp phát hoàn toàn thủ công.

Quản lý người dùng

Industrial Vending Machine hỗ trợ xác thực người dùng trước khi thực hiện giao dịch. Tùy cấu hình, doanh nghiệp có thể sử dụng mã PIN, thẻ RFID, vân tay hoặc phương thức xác thực tương thích.

Thông tin người dùng được gắn với lịch sử giao dịch, giúp quản lý biết được nhân viên nào đã nhận vật tư. Đây là cơ sở quan trọng để theo dõi mức sử dụng và xây dựng định mức cấp phát.

Kiểm soát lượng tồn kho tức thời.

Sau mỗi giao dịch, số lượng vật tư được cập nhật trên hệ thống quản lý. Người phụ trách có thể theo dõi lượng tồn và mức tiêu thụ mà không cần kiểm tra thủ công từng lần cấp phát.

Dữ liệu này cũng hỗ trợ doanh nghiệp nhận biết những vật tư có tốc độ sử dụng cao. Từ đó, bộ phận quản lý có thể chủ động bổ sung hàng và hạn chế nguy cơ thiếu vật tư trong quá trình sản xuất.

Lưu trữ lịch sử cấp phát vật tư.

Một ưu điểm quan trọng của mô hình này là dữ liệu giao dịch được lưu lại theo từng lần sử dụng. Doanh nghiệp có thể đối chiếu người nhận, thời gian và loại vật tư đã cấp phát khi cần kiểm tra.

Industrial Vending Machine mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?.

Giảm chi phí 

Những thao tác như tiếp nhận yêu cầu, tìm kiếm và cấp phát từng loại vật tư có thể được tự động hóa một phần. Nhân viên kho có thêm thời gian tập trung vào các công việc quản lý quan trọng hơn.

Giảm thất thoát 

Mỗi giao dịch được xác thực và ghi nhận giúp doanh nghiệp biết ai lấy vật tư, lấy loại nào và số lượng bao nhiêu. Đây là cơ sở để tăng tính minh bạch trong quá trình sử dụng vật tư.

Rút ngắn thời gian nhận vật tư.

Nhân viên có thể nhận vật tư trực tiếp từ máy thay vì phải chờ nhân viên kho xử lý từng yêu cầu. Điều này đặc biệt hữu ích tại những khu vực sản xuất hoạt động liên tục hoặc có nhiều ca làm việc.

Nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho.

Dữ liệu cấp phát được cập nhật liên tục giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để theo dõi tồn kho và mức tiêu thụ. Việc quản lý dựa trên dữ liệu cũng hỗ trợ quá trình lập kế hoạch mua và bổ sung vật tư.

Hỗ trợ cấp phát ngoài giờ

Nếu hệ thống được cấu hình phù hợp với điều kiện vận hành, Industrial Vending Machine có thể hỗ trợ cấp phát vật tư ngoài giờ hành chính. Nhân viên làm ca đêm hoặc ca đặc biệt vẫn có thể tiếp cận vật tư theo quyền được cấp.

Industrial Vending Machine được ứng dụng ở đâu?

Nhà máy sản xuất

Trong nhà máy, hệ thống có thể được sử dụng để cấp phát PPE, dụng cụ sản xuất và vật tư tiêu hao. Việc quản lý tập trung giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng vật tư được sử dụng tại từng khu vực.

Nhà máy điện tử

Các nhà máy điện tử thường sử dụng nhiều vật tư có giá trị, dụng cụ sản xuất và vật tư phòng sạch. Hệ thống cấp phát tự động giúp kiểm soát quyền tiếp cận và hạn chế việc sử dụng vật tư không đúng quy trình.

Ngành ô tô

Đối với ngành ô tô, cơ khí, Industrial Vending Machine có thể hỗ trợ quản lý dụng cụ bảo trì, linh kiện, phụ tùng và vật tư MRO. Dữ liệu giao dịch giúp bộ phận quản lý theo dõi nhu cầu sử dụng của từng nhóm nhân sự.

Kho vận và logistics

Trong kho vận, máy có thể được dùng để cấp phát thiết bị bảo hộ, dụng cụ vận hành và các vật tư tiêu hao. Nhân viên có thể nhận đúng vật tư cần thiết mà không phải phụ thuộc hoàn toàn vào thủ kho.

Công trường

Tại công trường, hệ thống có thể hỗ trợ quản lý PPE, dụng cụ và vật tư cần cấp phát theo ca. Việc xác thực người dùng và ghi nhận giao dịch giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn lượng vật tư được sử dụng trong quá trình thi công.